Sistema di Gestione della Qualità: la chiave per qualsiasi business di successo

Progettare e costruire un Sistema di Gestione della Qualità richiede tempo e risorse, ma è fondamentale.

Oggi il tema della qualità è sempre più importante sia in ambito industriale, sia nell’ambito delle aziende di servizio, dove gli aspetti qualitativi del prodotto, nonché la qualità del servizio reso prima, durante e dopo la vendita, si rivelano decisivi per la fidelizzazione del cliente.

Anche chi fa della Logistica il proprio “core business” deve tendere alla qualità per competere nell’attuale contesto economico (come dichiara il top manager Ivan Sannino MD IS Consulting in questa intervista), introducendo all’interno della propria azienda dei meccanismi volti a regolare e a misurare i processi, riducendo i costi, razionalizzando le strutture, eliminando gli sprechi e implementando soluzioni tecnologiche avanzate.

In particolare in questo periodo, ai grandi cambiamenti del mercato si affianca sempre di più la necessità di profonde trasformazioni dei modelli organizzativi per ottenere vantaggi in termini di produttività, competitività, tracciabilità, profitto, nuove opportunità di business e soddisfazione del cliente.

La qualità diventa quindi una condizione necessaria non solo per il successo, ma anche per la sopravvivenza dell’impresa.

10 passi da affrontare per portare a compimento l’implementazione di un nuovo Sistema di Gestione della Qualità

Progettare e certificare un nuovo Sistema di Gestione della Qualità può risultare complesso ma non impossibile da realizzare. E’ necessario però seguire alcuni passi affinchè la sua attuazione avvenga in modo corretto.

1. Assicurarsi l’impegno e il pieno coinvolgimento di tutta l’azienda, dal management ai dipendenti
La creazione della qualità è il risultato di un impegno costante, di una ricerca sistematica delle migliori modalità di lavoro e si ottiene soltanto con il totale coinvolgimento di tutte le risorse.
I miglioramenti sono infatti possibili solo se l’intera azienda mira al suo obiettivo primario, ovvero la soddisfazione del cliente, e dimostra consapevolezza e versatilità nei confronti del cambiamento che sta mettendo in atto per raggiungerlo.

2. Creare un team di progetto con un’efficace pianificazione delle responsabilità
Il successo di ogni progetto dipende dalle capacità del team di stabilire le giuste priorità di intervento, le tempistiche e l’allocazione delle risorse, nonché dall’autorità del suo Project Manager, chiamato a gestire una squadra di persone con competenze diverse, ma complementari, il cui fine ultimo è il raggiungimento di un obiettivo comune.
Il responsabile di progetto in questo caso può essere il Quality Manager, ma anche un consulente esterno o un Temporary Manager.

3. Avviare il progetto
Al momento dell’avvio del progetto tutti i membri dell’organizzazione devono essere avvisati dalla direzione che l’azienda ha intenzione di lavorare secondo nuovi requisiti del Sistema Qualità.
Annunciare ai collaboratori la volontà di intraprendere questa strada e fissare obiettivi comuni contribuisce infatti a far sentire il personale coinvolto nel lavoro e a renderlo soddisfatto dei traguardi raggiunti.

4. Condurre un’analisi sullo stato dell’arte per vedere quanto il lavoro attuale si discosti dai requisiti di qualità che si vogliono raggiungere
Stabilire quanti e quali requisiti siano già soddisfatti nello svolgimento del lavoro e quanti, invece, debbano ancora essere implementati è il quarto step fondamentale per costruire un Sistema di Gestione della Qualità che funzioni davvero e che porti un valore aggiunto all’organizzazione. L’ obiettivo è quello di capire come migliorare i processi per soddisfare i clienti ed essere più competitivi sul mercato, anche cogliendo nuove opportunità di business.

5. Team Meetings
Una volta chiarito come strutturare l’intero progetto, vanno organizzati meeting periodici per pianificare le azioni da intraprendere al fine di rispettare i requisiti del nuovo Sistema Qualità e riferirle a ciascuna area dell’organizzazione. Stabilire con regolarità cosa fare, chi dovrà farlo, in quanto tempo e come testarne l’efficacia è di fondamentale importanza, così come informare tutti i lavoratori dei progressi nell’implementazione del sistema, per far sì che rimangano pienamente coinvolti nel progetto.

6. Creare i documenti di supporto del sistema qualità
Redigere un Manuale di Qualità è essenziale per l’organizzazione. Con questo documento l’impresa presenta se stessa, il proprio Sistema di Gestione della Qualità, nonché il modo di pensare e l’approccio alla qualità. Il Manuale della Qualità è inoltre il documento di livello superiore che permette lo sviluppo, in maniera coerente, di tutti gli altri documenti del sistema (procedure, istruzioni di lavoro, ecc.) necessari per la gestione dei processi aziendali.

7. Implementare il sistema e formare il personale
Formare tutto il personale affinché possa ricoprire il nuovo ruolo, che un’organizzazione strutturata per processi richiede, è la chiave del successo. Se la formazione non sarà efficace, l’intero sistema sarà inefficace.

8. Verificare l’efficacia del nuovo Sistema di Gestione Qualità
Una volta che il Sistema di Gestione della Qualità è stato implementato, svolgere con regolarità audit di conformità e audit di performance, è determinante per verificare il buon funzionamento dei nuovi processi ed individuarne le opportunità di miglioramento.

9. Gestione del Sistema Qualità
La gestione di un Sistema di Qualità richiede un grande sforzo ed è un’attività che si protrae nel tempo.
Questa infatti prevede il monitoraggio e la misurazione dei progressi ottenuti e il raggiungimento continuo di nuovi obiettivi.

10. Trovare un ente che certifichi il lavoro fatto
L’ultimo passo da compiere è quello della certificazione, ovvero trovare un ente di riferimento in grado di certificare che il lavoro dell’organizzazione viene svolto secondo i dettami di un determinato SGQ che rispetta le normative di riferimento e determinati parametri in materia di igiene, sanità, ambiente, sicurezza e tracciabilità.